Система бюджетирования

Ранее: Нормативная база планирования

Бюджетирование является одним из основных инструментов управления, он давно и активно используется компаниями как технология финансового планирования, в которой задачи подразделений и ответственных руководителей переводятся в количественные и финансовые показатели.

Бюджетирование можно рассматривать как

  • процесс формирования, утверждения, контроля и анализа исполнения бюджетов;
  • ключевой элемент системы внутрифирменного контроля и корректировки стратегического вектора развития компании;

Бюджетирование включает:

  • процедуры формирования и утверждения планов;
  • процедуры исполнения планов;
  • процедуры контроля исполнения планов и анализа отклонений.

Бюджет — это план на определенный период в количественных (обычно денежных) показателях, составленный с целью эффективного достижения стратегических ориентиров и служащий инструментом для управления доходами, расходами и ликвидностью предприятия.

Термин «бюджет» может использоваться для обозначения:

  • детального плана предполагаемых доходов и расходов на рассматриваемый период;
  • систематизированного плана наращивания и расходования ограниченного ресурса в течение заданного периода времени;
  • общей суммы денег, ассигнованных или предполагаемых быть заработанными для достижения определенной цели.

Бюджеты используются для различных целей, таких как:

  • перевод плана организации (бизнес-плана) в планы подразделений и центров ответственности;
  • постановка задач руководителям;
  • передача полномочий руководителям для решения поставленных задач;
  • контроль выполнения планов;
  • оценка результативности руководителей;
  • анализ отклонений в выполнении планов.  

Система бюджетирования предприятия включает:

  • систему бюджетов и бюджетных документов;
  • систему управления бюджетированием (Бюджетный комитет, структурные подразделения, специалисты, руководители);
  • основные принципы и правила бюджетирования;
  • методологию бюджетирования (планирования, регулирования, контроля, анализа исполнения бюджетов);
  • бюджетный регламент, определяющий процедуры разработки, согласования, утверждения и исполнения бюджетов;
  • систему бюджетного контроля;
  • систему отчетности об исполнении бюджетов.

Система бюджетирования служит для обеспечения:

  • планово-аналитических и контрольных функций;
  • оценки финансовых результатов деятельности структурных подразделений;
  • разработки системы материального стимулирования и контроля деятельности подразделений.

Система бюджетирования позволяет осуществлять:

  • планирование доходов и расходов, обеспечивающих достижение целей предприятия;
  • балансирование между доходами и расходами;
  • выявление потребности в дополнительном финансировании деятельности предприятия и отдельных подразделений;
  • формирование информационного потока для принятия и контроля управленческих решений в области финансового планирования;
  • обеспечение коммуникации и координации различных подразделений организации, подразумевающее согласование интересов отдельных подразделений;
  • ориентацию руководителей всех уровней на достижение задач, поставленных перед их подразделениями;
  • контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины;
  • повышение профессионализма менеджеров, т.к. составление бюджета способствует детальному изучению деятельности своих подразделений и взаимоотношений между центрами ответственности.

Кроме того, бюджетирование способствует:

  • вертикально-горизонтальному управлению затратами;
  • выявлению слабых звеньев в организационной структуре;
  • решению проблем коммуникации и распределения ответственности между подразделениями;
  • повышению эффективности оперативных управленческих решений.

Основные правила бюджетирования:

  • Выработка и утверждение единых правил, на основе которых будет строиться система бюджетирования
  • Введение организационных процедур, обязательных для исполнения
  • Документирование бюджетного процесса
  • Автоматизация процесса бюджетирования
  • Обучение персонала работе с бюджетными документами

Бюджетирование должно осуществляться по заранее определенным правилам. Эти правила необходимо разработать и утвердить. В соответствии с финансовой структурой должна быть определена система бюджетов, их формы, содержание, сроки разработки, процедура согласования. Эти правила необходимо закрепить в Бюджетном регламенте, в Положении о Бюджетном комитете, в положениях системы мотивации. Кроме того, должна быть разработана методология бюджетирования, включающая правила и методы расчета показателей.

 С созданием системы бюджетирования необходимо решить многие организационные вопросы, перераспределить полномочия и ответственность, например, назначить ответственных за разработку, членов бюджетного комитета. Необходимо создать систему бюджетного контроля, систему стимулирования за исполнение бюджетов. Внедрение бюджетирования сопровождается увеличением трудоемкости работы, поэтому требуется автоматизация процесса бюджетирования. На крупных предприятиях объем информации огромен, и без соответствующего программного обеспечения поддерживать систему бюджетирования крайне трудно.

Качественное бюджетирование предполагает участие в плановом процессе многих специалистов: маркетологов, экономистов, финансистов, бухгалтеров, технологов, специалистов в области налогообложения, нормирования трудовых и материальных ресурсов.

При внедрении системы бюджетирования очень важно обучение персонала. Сотрудники и руководители, участвующие в процессе бюджетирования, должны говорить на одном языке, владеть основными экономическими понятиями и терминами, разбираться в сути и методологии бюджетирования. Очень опасно при этом «изобретать велосипед». Нередки случаи, когда специалисты, желая проявить свой творческий потенциал, изобретают свои формы бюджетов, нарушая принципы расчета тех или иных экономических показателей. Это приводит к искажениям и затрудняет анализ информации. Обучение сотрудников снимает эти проблемы и способствует повышению эффективности бюджетирования.

Совокупность действий субъектов бюджетирования по составлению, исполнению и анализу бюджетов называется бюджетным циклом. Разработка и реализация бюджета  включает в себя четыре основных этапа.

1-ый этап – это разработка бюджета, которая включает  постановку проблемы и сбор исходной информации, её анализ и обобщение. При сборе исходной информации предусматривается ответственность структурных подразделений (ЦО) по предоставлению информации с целью взаимоувязки необходимых показателей. Производится расчет статей бюджета и формируется проект бюджета, производится его оценка и балансировка.

2-ой этап – это согласование и утверждение бюджета в соответствии с установленным порядком.

3-й этап – это непосредственная реализация бюджета, в рамках которой необходимо регулировать доходы и расходы, определять приоритетность платежей, особенно при невыполнении доходной части.

4-й этап – это контроль исполнения бюджета, как в течение периода, так и по его результатам, в т.ч.  для принятия решений о стимулировании и дальнейшем финансировании.

Процедуры разработки и  реализации бюджетов должны быть описаны в Бюджетном регламенте.

Необходимо учитывать, что планирование бюджета – это коллективный процесс, менеджеры всех уровней берут на себя обязательства достигать поставленных целей при запланированном уровне ресурсов. Согласование интересов – центральная задача бюджетирования. Менеджеры, приступая к исполнению своих бюджетов, должны быть удовлетворены результатом планирования, только при таком условии они будут ответственно добиваться поставленных целей.

В некоторых организациях годовой цикл составления бюджета начинается с «бюджетного послания» Совета директоров или Исполнительного органа (Генеральный Директор, Правление), в котором определены основные параметры бюджетирования (стратегические цели и показатели, которых нужно достичь). Этот документ служит основой для разработки бюджетов всех подразделений и центров ответственности.

На основе целевых параметров каждое подразделение и центр ответственности разрабатывает свои цели и показатели, а также бюджеты для их достижения. При этом все работы проводятся в соответствии с утвержденным Бюджетным регламентом, устанавливающим ответственных исполнителей, а также формы, содержание и сроки разработки проектов бюджетов.

Консолидацией бюджетов подразделений и центров ответственности занимается финансово-экономическая служба, которая сводит проекты бюджетов воедино, проверяет на соответствие с целями компании, балансирует, сопоставляет с возможными ресурсами, согласовывает и направляет в Бюджетный комитет для рассмотрения и согласования. Бюджетный регламент может предусматривать процедуру защиты бюджетов подразделений и центров ответственности.  Если в процессе планирования бюджетов удается согласовать все интересы, то создается возможность того, что каждый на своем участке ответственности будет добиваться целей, утвержденных в бюджете.

Далее: Система бюджетов организации

Поделиться ссылкой: