Бюджетный комитет и Бюджетный регламент

Ранее: Принципы эффективного бюджетирования

Эффективными инструментами бюджетирования являются бюджетный комитет и бюджетный регламент.

Бюджетный комитет является рабочим органом, создаваемым для рассмотрения вопросов подготовки, утверждения и контроля исполнения бюджетов, бизнес-планов и инвестиционных планов. Основной целью создания комитета является повышение эффективности работы организации посредством предварительного рассмотрения отдельных вопросов, относящихся к его компетенции, и подготовки исполнительному органу соответствующих рекомендаций.

К компетенции бюджетного комитета относятся следующие вопросы:

  • подготовка рекомендаций по формированию бюджетной политики;
  • подготовка рекомендаций по подготовке проектов бизнес-плана и бюджета;
  • рассмотрение и предварительное утверждение проектов бюджетов, бизнес-планов, и инвестиционных планов, в том числе по подразделениям и бизнес-процессам;
  • рассмотрение ежеквартальных и годовых отчетов о выполнении бизнес-планов, бюджетов;
  • предварительное рассмотрение инвестиционных программ, включая сметную стоимость и бизнес-план инвестиционного проекта;
  • рассмотрение отчетов о ходе инвестиционных программ;
  • анализ бюджетного процесса и выработка рекомендаций по его совершенствованию;
  • подготовка рекомендаций по совершенствованию управленческого учета;
  • мониторинг экономической эффективности деятельности;
  • обеспечение своевременного принятия решений по ключевым вопросам, связанным с разработкой.

Положение о бюджетном комитете содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цель создания и компетенция бюджетного комитета.

3. Состав комитета.

4. Планирование и организация работы комитета.

5. Заседания комитета.

6. Заключительные положения.

Для организации работы по бюджетированию необходимо разработать и ввести в действие бюджетный регламент.

Бюджетный регламент – документ, который описывает бюджетный процесс в организации и содержит:

  • цели, задачи и правила бюджетирования;
  • структуру системы бюджетирования, виды бюджетов;
  • бюджетные периоды по видам бюджетов;
  • перечень бюджетов для каждого центра ответственности;
  • формы бюджетных документов (бюджетов, заявок);
  • матрицу ответственности в системе бюджетирования;
  • сроки и периодичность разработки бюджетов;
  • процедуру разработки, согласования и утверждения бюджетов;
  • процедуру исполнения и регулирования бюджетов;
  • процедуру корректировки бюджетов;
  • методы контроля и анализа бюджетов;
  • процедуру корректирующих действий в системе бюджетирования.

Основные ошибки при разработке бюджетного регламента:

  • неправильное распределение ответственности. Иногда не учитывается важность участия центров ответственности в бюджетном процессе. Сотрудники и руководители подразделений и центров ответственности должны быть непосредственно вовлечены в процесс бюджетирования, участвовать в планировании, исполнении (подготовка  заявок на платеж), анализе, контроле бюджетов, а также нести персональную ответственность за наличие отклонений и недостижение целей, заложенных в бюджеты;
  • невозможность оперативного получения фактических данных. В случаях, когда в организации не отлажены процессы сбора и обработки учетной информации, нет автоматизированной системы управленческого учета, очень трудно своевременно получить фактические данные об исполнении бюджета за определенный период. Поэтому задачи оперативного получения данных должны решаться в первую очередь, в противном случае система бюджетирования становится неэффективной;
  • фрагментарность бюджетного цикла. Иногда не учитывается важность всех функций управления в бюджетном процессе. Например, упор делается на разработку бюджетов, а функциям регулирования, контроля, анализа не уделяется должного внимания. Часто в компании разрабатываются лишь некоторые бюджеты, не отражающие всей ее деятельности, например бюджет продаж и бюджет доходов и расходов, причем без разбивки показателей по подразделениям. При таком подходе разделить ответственность за результат каждого подразделения, в том числе в управлении затратами, довольно сложно;
  • объединение бюджетных форм. Бывают случаи  объединения бюджетных форм, которые дают очень серьезные искажения. Например, объединение показателей бюджета движения денежных средств и бюджета доходов и расходов в одну форму искажает финансовый результат деятельности, поскольку прибыль начинают считать как разницу между начисленными за период доходами и денежными потоками. В итоге компания не получает в полноценном виде ни бюджета доходов и расходов (то есть не может оценить эффективность деятельности), ни бюджета движения денежных средств (не может проанализировать будущий денежный поток и увидеть кассовые разрывы).

При создании бюджетного регламента очень важно закладывать в него правильное отношение к бюджетному процессу, а именно избегать:

  • формально-бюрократического  подхода (планирование ради планирования);
  • распыления ресурсов (доступ к денежным средствам должен быть сложным, а расходы – обоснованными);
  • участия генерального директора в оперативном бюджетировании.

Далее: Современный управленческий учет

Поделиться ссылкой: