Процессное управление финансами

Ранее: Управление финансовой деятельностью

Процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Владелец процесса – должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, услуги и т.д.

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса. К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр.

Выход (продукт) бизнес-процесса – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Виды бизнес-процессов

  • сквозные процессы (межфункциональные), проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений;
  • процессы (подпроцессы) подразделений (внутрифункциональные), деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации;
  • операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации (как правило, выполняются одним человеком).

Типовые проблемы при выделении сквозных процессов

Проблема 1: назначение ответственного за результат и эффективность процесса – владельца процесса.

Проблема 2: пересечение процессов в рамках одного функционального подразделения организации.

Проблема 3: регламент сквозного процесса превращается в очень толстый документ, который никто в организации не использует целиком – только по частям.

Проблема 4: выделение в организации сквозных процессов приводит к потере части функций подразделений.

Вспомогательные процессы напрямую не добавляют стоимости и являются по своей сути затратными, к ним относятся:

  • подготовка кадров;
  • сервисное обслуживание оборудования;
  • обеспечение связью;
  • IT – обеспечение;
  • административно-хозяйственное обеспечение;
  • финансовое и бухгалтерское обеспечение деятельности организации;
  • обеспечение безопасности;
  • другие процессы.

Критерием выделения вспомогательного процесса может являться использование результатов этого процесса многими функциональными подразделениями и процессами.

Внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом, к ним относятся:

  • клиенты (потребители основных продуктов, производимых организацией);
  • собственники (акционеры, инвесторы, аффилированные лица);
  • персонал (сотрудники и руководители организации);
  • поставщики (поставщики материалов, комплектующих, продуктов, субподрядчики и партнеры, аутсорсинговые компании);
  • общество (налоговые, федеральные и муниципальные органы, общественные организации, т.е. все те внешние организации, которые используют результаты деятельности предприятия, в т.ч. информацию).

Внутренними клиентами процесса являются подразделения (исполнители, процессы), использующие результат выполнения (выход) процесса.

Правила выделения процессов:

Правило 1. Размер процесса и численность сотрудников в нем зависят от размеров структурной единицы.

Правило 2. Размер процесса должен быть не меньше, чем величина объекта управления (подразделения), для которого составляется документированный план.

Правило 3. Размер процесса определяется экономической целесообразностью создания ограниченного числа центров учета затрат.

Правило 4. Размер процесса, численность сотрудников в нем должны быть достаточно большими, чтобы создание комплекта документации было экономически целесообразным.

Правило 5. Размер процесса определяется разбиением сквозной цепочки создания продукта на промежуточные отрезки (процессы, подпроцессы, операции).

Правило 6. При выделении процессов как объектов управления придется выбирать владельца процесса в ситуации, когда в создании продукта на выделенном отрезке цепочки добавления ценности принимают участие несколько подразделений с различными руководителями.

Правило 7. Количество процессов, находящихся в подчинении у одного владельца, не должно превышать типовые нормы управляемости.

Сеть процессов — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, включающих в себя все виды деятельности, осуществляемой на предприятии.

При внедрении процессного подхода организация должна:

1.   Выявить процессы.

2.   Определить их последовательность и взаимосвязь.

3.   Определить критерии и методы измерения результативности процессов.

4.   Обеспечить наличие ресурсов и информации.

5.   Вести анализ процессов.

6.  Реализовывать мероприятия для постоянного улучшения результатов процессов.

Принципы управления бизнес-процессами

Принцип 1.  Фокус на потребителя.

Принцип 2.  Лидерство руководства.

Принцип 3.  Вовлечение персонала.

Принцип 4.  Процессный подход.

Принцип 5.  Системный подход к менеджменту.

Принцип 6.  Постоянное улучшение.

Принцип 7.  Принятие решений, основанное на фактах.

Принцип 8.  Взаимовыгодные отношения с поставщиками.

Техника пошагового выделения процессов

Шаг 1. Выделение процессов.

Построение системы управления всегда начинается сверху вниз. Выделяются несколько процессов первого уровня. Затем производится декомпозиция каждого процесса.

Шаг 2. Регламентация процессов.

После выделения процессов начинается этап их описания и регламентирования. Создается документация по процессам. Определяется и согласовывается взаимодействие между процессами. Строится система управления процессами в целом, определяется, какая информация должна поступать руководству, регламентируется порядок принятия решений руководителями.

Шаг 3. Оптимизация деятельности

Проект системы управления процессами в ходе согласования претерпевает изменения. В это время устраняют ненужные функции, руководители передают вниз часть полномочий, но оставляют за собой право получать информацию для контроля за принятием решений подчиненными.

Структура регламента выполнения процесса:

1.       Назначение документа.

2.       Область применения.

3.       Нормативные ссылки.

4.       Определения терминов и сокращения.

5.       Владелец процесса, входы и выходы процесса.

6.       Ресурсы процесса.

7.       Выполнение процесса.

8.       Ответственность руководства за управление процессом.

9.       Анализ данных со стороны вышестоящего руководителя.

10.     Документирование и архивирование.

11.     Порядок внесения изменений.

12.     Рассылка.

13.    Лист регистрации изменений.

14.    Ознакомление сотрудников.

Процессы финансовой деятельности

  • разработка финансовой стратегии;
  • разработка финансовой политики по отдельным направлениям финансовой деятельности;
  • прогнозирование и долгосрочное планирование финансовой деятельности предприятия (доходы и расходы, прибыль, денежный поток, активы и пассивы);
  • бюджетирование:
    • разработка бюджетного регламента;
    • разработка бюджета доходов и расходов;
    • разработка бюджета движения денежных средств;
    • разработка прогнозного баланса;
    • управление денежными потоками;
    • контроль исполнения бюджетов;
  • управление дебиторской задолженностью;
  • управление кредиторской задолженностью;
  • управление кредитными средствами;
  • управление запасами;
  • управление инвестициями;
  • управление финансовыми рисками;
  • комплексный финансовый анализ;
  • формирование базы данных о контрагентах;
  • формирование финансовых условий договоров;
  • организация работы с финансовыми и страховыми компаниями;
  • работа с поставщиками и потребителями (счета, счета-фактуры);
  • составление отчетности о финансовой деятельности.

Пример декомпозиции процесса  «Управление кредитными средствами»:

  • анализ рынка кредитов и условий кредитования;
  • анализ возможной залоговой базы (основные и оборотные средства, выручка по договорам);
  • выбор банка-кредитора;
  • проведение переговоров с банком;
  • подготовка кредитной заявки;
  • обоснование необходимости кредита (ТЭО, Бизнес-план);
  • разработка графика возврата кредита;
  • подготовка информации о залоге;
  • оценка и страхование залога;
  • подготовка пакета документов для банка, нотариальное заверение копий документов;
  • заключение кредитного договора;
  • подготовка реестра платежей за счет кредитных средств;
  • подготовка и направление в банк платежных документов;
  • ведение книги залогов;
  • расчет процентов за кредит;
  • перечисление процентов за кредит и предоставление информации в соответствии с условиями договора;
  • аккумулирование средств для возврата кредита;
  • возврат кредитных средств в соответствии с графиком.

Поделиться ссылкой: